LIVRO CAIXA

Olá Pessoal!

Em nossos cursos temos debatido bastante sobre o livro caixa, o que gerou muitas discussões, então segue abaixo algumas perguntas e respostas da Receita Federal, seguidos de alguns comentários:


Deduções - Livro CaixaUTILIZAÇÃO DO LIVRO CAIXA 384 — Quem pode deduzir as despesas escrituradas em livro Caixa?O contribuinte que receber rendimentos do trabalho não-assalariado(profissionais regulamentados, como no caso dentistas), o titular de serviços notariais e de registro e o leiloeiro podem deduzir da receita decorrente do exercício da respectiva atividade as seguintes despesas escrituradas em livro Caixa:

1 - a remuneração paga a terceiros, desde que com vínculo empregatício, e os respectivos encargos trabalhistas e previdenciários; (todas as despesas com a folha de pagamento)

2 - os emolumentos pagos a terceiros, assim considerados os valores referentes à retribuição pela execução, pelos serventuários públicos, de atos cartorários, judiciais e extrajudiciais; e

3 - as despesas de custeio pagas, necessárias à percepção da receita e a manutenção da fonte produtora. (neste terceiro item fica clara a finalidade da escrituração, somente serão consideradas despesas passíveis de deduções aquelas necessárias para realização de receitas, assim tudo que não for relativo a prestação de serviços fica excluído da escrituração. Razão pela qual despesas com combustíveis, assinaturas de revistas, TV a cabo entre outras não poderão ser consideradas como despesas dedutíveis)

Atenção:Não são dedutíveis:as quotas de depreciação de instalações, máquinas e equipamentos, bem como as despesas de arrendamento (leasing); (este dado é importante, pois muitos profissionais da área contábil orientam para a contratação de sistema leasing com o fito de aumentar o valor da dedução, no entanto, para escrituração de livro caixa fica evidente que é vedado) as despesas de locomoção e transporte, salvo no caso de representante comercial autônomo, quando correrem por conta deste;( por esta razão que despesas com combustíveis não podem ser lançadas na escrituração do livro caixa) as despesas relacionadas à prestação de serviços de transporte e aos rendimentos auferidos pelos garimpeiros. As despesas de custeio escrituradas em livro Caixa podem ser deduzidas independentemente de as receitas serem oriundas de serviços prestados como autônomo a pessoa física ou jurídica.(Lei nº 9.250, de 1995, art. 4º, I; RIR/1999, art. 75; IN SRF nº 15, de 2001, art. 51)

DESPESAS DE CUSTEIO 385 — O que se considera e qual o limite mensal da despesa de custeio passível de dedução no livro Caixa?Considera-se despesa de custeio aquela indispensável à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora, como aluguel, água, luz, telefone, material de expediente ou de consumo. (neste caso as despesas de consumo são aquelas relativas aos materiais diretos, matérias-primas por exemplo)
O valor das despesas dedutíveis, escrituradas em livro Caixa, está limitado ao valor da receita mensal recebida de pessoa física ou jurídica.No caso de as despesas escrituradas no livro Caixa excederem as receitas recebidas por serviços prestados como autônomo a pessoa física e jurídica em determinado mês, o excesso pode ser somado às despesas dos meses subseqüentes até dezembro do ano-calendário. O excesso de despesas existente em dezembro não deve ser informado nesse mês nem transposto para o próximo ano-calendário. (Esta é outra informação importante, os prejuízos auferidos a cada período podem ser transportados de um mês para outro, todavia não poderá ultrapassar o ano base, ou seja, os prejuízos de ano 20x1 não podem ser transferidos para o ano 20x2, e não há limite de deduções, mas é sempre bom lembrar que é impossível manter um negócio em prejuízo constante) (Lei nº 8.134, de 1990, art. 6º; RIR/1999, art. 76; IN SRF nº 15, de 2001, art. 51)

SERVIÇOS PRESTADOS A PESSOAS FÍSICAS E JURÍDICAS 386 — As despesas de custeio escrituradas no livro Caixa podem ser deduzidas independentemente de as receitas serem oriundas de serviços prestados como autônomo a pessoa física ou jurídica?O profissional autônomo pode escriturar o livro Caixa para deduzir as despesas de custeio, necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora. Receita e despesa devem manter correlação com a atividade, independentemente se a prestação de serviços foi feita para pessoas físicas ou jurídicas.O excesso de deduções apurado no mês pode ser compensado nos meses seguintes, até dezembro.O excedente de que trata o parágrafo anterior, porventura existente no final do ano-calendário, não pode ser transposto para o ano seguinte. (este comentário reforça a necessidade de mantermos uma relação direta com as nossas atividades profissionais) (Lei nº 8.134, de 1990, art. 6º; RIR/1999, arts. 75 e 76; IN SRF nº 15, de 2001, art. 51)

SERVIÇOS NOTARIAIS E DE REGISTRO 387 — Qual é o alcance da expressão "serviços notariais e de registro", inserida no caput do art. 11 da Lei nº 7.713, de 1988?Esta expressão alcança apenas os titulares dos serviços notariais e de registros em geral, exercidos em caráter privado, por delegação do Poder Público, não se estendendo às pessoas que para eles trabalham, assalariados ou autônomos.

ESCRITURAÇÃO EM FORMULÁRIO CONTÍNUO 388 — O livro Caixa pode ser escriturado em formulário contínuo?Sim. É permitida a escrituração fiscal do livro Caixa pelo sistema de processamento eletrônico, em formulários contínuos, com suas subdivisões numeradas em ordem seqüencial ou tipograficamente. Após o processamento, os impressos devem ser destacados e encadernados em forma de livro, lavrados os termos de abertura e de encerramento em que conste no termo de abertura, o número de folhas já escrituradas, não contendo intervalo em branco, nem entrelinhas, borraduras, raspaduras ou emendas.A SRF disponibiliza o Programa Carnê-leão que permite a escrituração do livro Caixa pelo sistema de processamento eletrônico no endereço <>.COMPROVAÇÃO DAS DESPESAS NO LIVRO CAIXA(veja que interessante)

389 — Podem ser aceitos tickets de caixa, recibos não identificados e documentos semelhantes para comprovar despesas no livro Caixa?Não. Tais despesas devem estar discriminadas e identificadas para serem comprovadas como necessárias e indispensáveis à manutenção da fonte produtora dos rendimentos.O ticket de caixa eletrônico, emitido por terminais de pontos de venda, em que há a perfeita identificação da despesa realizada é documento hábil para sua comprovação. (esta é uma recomendação dada no curso, ticket sem a devida discriminação de todas as despesas são considerados para lançamento, caso não os tenham, a emissão da nota fiscal única torna-se obrigatória, mesmo com o ticket)

DESPESAS COM TRANSPORTE, LOCOMOÇÃO, COMBUSTÍVEL 390 — As despesas com transporte, locomoção, combustível, estacionamento e manutenção de veículo próprio são consideradas necessárias à percepção da receita e dedutíveis no livro Caixa?Referidas despesas não são dedutíveis, com exceção das efetuadas por representante comercial autônomo quando correrem por conta deste. (somente para reforçar.....combustíveis, estacionamento e transporte próprio não são dedutíveis) (Lei nº 9.250, de 1995, art. 34; RIR/1999, art. 75, parágrafo único, II; IN SRF nº 15, de 2001, art. 51, § 1º, "b")

AQUISIÇÃO DE BENS OU DIREITOS 391 — O contribuinte autônomo pode utilizar como despesa dedutível no livro Caixa o valor pago na aquisição de bens ou direitos indispensáveis ao exercício da atividade profissional?Apenas o valor relativo às despesas de consumo é dedutível no livro Caixa. Deve-se, portanto, identificar quando se trata de despesa ou de aplicação de capital.São despesas dedutíveis as quantias despendidas na aquisição de bens próprios para o consumo, tais como material de escritório, de conservação, de limpeza e de produtos de qualquer natureza usados e consumidos nos tratamentos, reparos, conservação.Considera-se aplicação de capital o dispêndio com aquisição de bens necessários à manutenção da fonte produtora, cuja vida útil ultrapasse o período de um exercício, e que não sejam consumíveis, isto é, não se extingam com sua mera utilização. Por exemplo, os valores despendidos na instalação de escritório ou consultório, na aquisição e instalação de máquinas, equipamentos, instrumentos, mobiliários etc. Tais bens devem ser informados na Declaração de Bens e Direitos da declaração de rendimentos pelo preço de aquisição e, quando alienados, deve-se apurar o ganho de capital. (mais uma vez fica claro que o livro caixa somente pode constar despesas de consumo, pois a lei trata a aquisição de ativos como máquinas e equipamentos como investimentos)(Lei nº 8.134, de 1990, art. 6º, III; RIR/1999, art. 75, III; PN CST nº 60, de 1978)

ARRENDAMENTO MERCANTIL E DEPRECIAÇÃO DE BENS 392 — Podem ser deduzidos os gastos com arrendamento mercantil e com depreciação de bens?Não. O art. 34 da Lei nº 9.250, de 1995, veda a dedução dessas despesas.

IMÓVEL UTILIZADO PARA PROFISSÃO E RESIDÊNCIA 393 — Podem ser deduzidas despesas com aluguel, energia, água, gás, taxas, impostos, telefone, telefone celular, condomínio, quando o imóvel utilizado para a atividade profissional é também residência?Admite-se como dedução a quinta parte destas despesas, quando não se possam comprovar quais as oriundas da atividade profissional exercida. Não são dedutíveis os dispêndios com reparos, conservação e recuperação do imóvel quando este for de propriedade do contribuinte.Atenção:Em relação ao telefone, esse critério aplica-se também quando a assinatura for comercial.(PN CST nº 60, de 1978) (neste ponto fica clara que como não há uma divisão distinta sobre qual parte se deve o consumo aplicar-se-á a quinta parte, já para imóveis locados para fins específicos a dedução se dá integralmente)

BENFEITORIAS EM IMÓVEL LOCADO 394 — Qual é o tratamento tributário das despesas com benfeitorias, efetuadas pelo profissional autônomo em imóvel locado?As despesas com benfeitorias e melhoramentos efetuadas pelo locatário profissional autônomo, que contratualmente fizerem parte como compensação pelo uso do imóvel locado, são dedutíveis no mês de seu dispêndio, como valor locativo, desde que tais gastos estejam comprovados com documentação hábil e idônea e escriturados em livro Caixa. (item importante, desde que o imóvel não sejam próprios, todas as despesas com a manutenção são dedutíveis, mas lembrem-se das comprovações, em caso de ticket o melhor é trocá-los por nota fiscal modelo único)

LIVROS, JORNAIS, REVISTAS, ROUPAS ESPECIAIS 395 — O profissional autônomo pode deduzir as despesas com aquisição de livros, jornais, revistas, roupas especiais etc.?Sim, caso o profissional exerça funções e atribuições que o obriguem a comprar roupas especiais e publicações necessárias ao desempenho de suas funções e desde que os gastos estejam comprovados com documentação hábil e idônea e escriturados em livro Caixa. (Estas despesas tem que estar relacionadas com o desempenho de suas funções, assim revista para o entretenimento dos pacientes e acompanhantes ao consultório não são passíveis de deduções, já as roupas devidamente comprovada por documento hábil, nota fiscal, podem ser consideradas despesas dedutíveis) (PN CST nº 60, de 1978)

CONTRIBUIÇÃO A SINDICATOS E ASSOCIAÇÕES 396 — As contribuições a sindicatos de classe, associações científicas e outras associações podem ser deduzidas?Essas contribuições são dedutíveis desde que a participação nas entidades seja necessária à percepção do rendimento e as despesas estejam comprovadas com documentação hábil e idônea e escrituradas em livro Caixa. (uma vez filiado a um sindicato esta despesa é passível de dedução)

PAGAMENTOS EFETUADOS A TERCEIROS 397 — São dedutíveis os pagamentos efetuados por profissional autônomo a terceiros?Sim. O profissional autônomo pode deduzir no livro Caixa os pagamentos efetuados a terceiros com quem mantenha vínculo empregatício. Podem também ser deduzidos os pagamentos efetuados a terceiros sem vínculo empregatício, desde que caracterizem despesa de custeio necessária à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora. (neste caso despesas com protético são passíveis de deduções) (Lei nº 8.134, de 1990, art. 6º, I e III; RIR/1999, art. 75, I e III; PN Cosit nº 392, de 1970; ADN Cosit nº 16, de 1979)

AUTÔNOMO — PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS EXCLUSIVAMENTE A PESSOA JURÍDICA 398 — Como o autônomo informa a prestação de serviço feita exclusivamente a pessoa jurídica?O autônomo que prestou serviços exclusivamente a pessoa jurídica e escriturou o livro Caixa deve preencher a coluna C do quadro Rendimentos Recebidos de Pessoas Físicas e do Exterior, da Declaração de Ajuste Anual, e deixar em branco as demais colunas desse quadro.SERVIÇOS PAGOS A TERCEIROS PRESTADOS EM ANOS ANTERIORES 399 — Os pagamentos efetuados por profissional autônomo a terceiros correspondentes a serviços prestados em anos anteriores podem ser deduzidos?Sim. Tais pagamentos são dedutíveis no mês de sua quitação, não obstante se referirem a serviços prestados em anos anteriores, desde que escriturados em livro Caixa.

PROPAGANDA DA ATIVIDADE PROFISSIONAL 400 — Despesas com propaganda da atividade profissional são dedutíveis?Sim, desde que a propaganda se relacione com a atividade profissional da pessoa física e estes gastos estejam escriturados em livro Caixa e comprovados com documentação idônea. (mais uma vez fica reforçada a necessidade de se ligar a despesas com a atividade profissional) (PN Cosit nº 358, de 1970)

CONGRESSOS E SEMINÁRIOS 401 — Gastos relativos a participação em congressos e seminários por profissional autônomo são dedutíveis?Sim. As despesas efetuadas para comparecimento a encontros científicos, como congressos, seminários etc., se necessárias ao desempenho da função desenvolvida pelo contribuinte, observada, ainda, a sua especialização profissional, podem ser deduzidas, tais como os valores relativos a taxas de inscrição e comparecimento, aquisição de impressos e livros, materiais de estudo e trabalho, hospedagem, transporte, desde que esses dispêndios sejam escriturados em livro Caixa, comprovados por documentação hábil e idônea e não sejam reembolsados ou ressarcidos. O contribuinte deve guardar o certificado de comparecimento dado pelos organizadores desses encontros. (como podemos ver tudo que se refere a nossa atividade fim é passível de dedução, mas é importante lembrar, recibo sem valor fiscal não será aceito) (PN Cosit nº 60, de 1978)

Espero que com esta publicação as dúvidas pendentes tenham sido esclarecidas e fico a disposição e aguardando os comentários.....é claro...